2　係に文書取扱担当者1名を置き、主任及び係員のうちから課長等が指名する。

3　課長等は、文書取扱責任者及び文書取扱担当者を指名したときは、直ちにその職及び氏名を総務課長に通知しなければならない。

2　文書取扱担当者は、課長等の命を受けて係における文書事務の適正な処理を図り、文書取扱責任者を補佐する。

2　発信文書には、軽易なものを除き、当該文書の種類に応じて次に掲げるところにより記号及び番号を付すものとする。

3　同一内容の文書等が複数あるときは、必要により番号の後に枝番号を付して処理することができる。

4　前3項に規定にかかわらず、法令等別に定めのあるときは、その記号番号を付けて処理することができる。

2　総務課において受領した次条から第15条までに定める文書以外は、封皮の表面に組合受付印を押し、あて先別に区分して、総務課に設置する文書配布棚において配布する。この場合において、配布先が明確でないものについては、開封の上、配布する。

3　文書取扱責任者は、毎日1回以上文書配布棚の文書を集配するものとする。

4　各課等間における文書の集配は、各課等文書取扱責任者が直接取り扱うことを妨げない。

5　2課等以上に関連する文書等は、総務課長がその主務課を決定して、当該課等に配布するものとする。この場合において、配布を受けた課長等は、その写しを他の関係課長等に送付するとともに、その旨文書の余白に記入しなければならない。

2　前項の文書は、直接あて名人に配布し、親展文書等収配簿に受領印を徴さなければならない。

2　前項の規定による収受文書は、決裁又は供覧を要するものにあっては当該文書の中央上部に付せんを貼付して課長等に、その他のものにあっては担当係長に送付しなければならない。

3　配布された文書が、当該課等に属さないものであるときは、文書取扱責任者は速やかに総務課に回付しなければならない。

4　電子文書が、組合に到達した場合において、その主務課が印刷を行わずに処理するときは、第1項に定める収受印の押印を省略することができる。

2　課長等は、前項の文書が重要な文書で上司の指示により処理する必要があると認めるとき、又は処理前に上司の供覧に付す必要があると認めるときは、先に上司の供覧に付し、その指示を受けなければならない。

3　担当係長は、前条第2項の規定により送付を受けた文書にあっては処理方法を指示し、前2項に規定する指示があった文書にあっては課長等の指示の範囲での細目的な処理方法について指示し、当該文書を起案担当者に回付しなければならない。

4　電子文書は、原則として電子的方法により回付し、前3項の規定に準じて処理するものとする。

2　決裁文書を起案するときは、次に掲げる場合を除き原議書を用いて行わなければならない。

2　前項に規定する場合において、回議を受けた者が当該決裁文書について承認するときは、承認の旨押印又は電子的方法による承認処理をしなければならない。

3　課長等は、前2項の決裁文書について審査を行い、別に定める決裁区分に従い、管理者の決裁を要するもの、消防長の決裁を要するもの、消防次長の決裁を要するもの及び課長等の決裁を要するものに区分し、自ら決裁するものを除き回議しなければならない。

2　重要若しくは異例な文書等又は事案が複雑で緊急を要し、合議課等が多い場合の文書等その他必要と認める文書等の合議は、関係課長等の参集を求めて協議し、全員の同意をもって合議に代えることができる。

3　合議を受けた関係課長等は、速やかに意思を決定し、又は必要と認める場合は意見を付し、主務課へ回付しなければならない。

4　関係課長等において合議を受けた文書等について異議があるときは、主務課長に協議し、協議が整わない場合は、双方の意見を付し、上司の決裁を受けなければならない。

5　合議した文書等でその後起案の趣旨が変更又は否決(廃案)されたものは、その旨を合議済の関係課長等に通知しなければならない。

2　前項の場合において、特に緊急に処理すべき必要があり、かつ、正規の手続を経る時間的余裕がない事務で所属課長等が必要と認めたときは、直ちに口頭により決裁手続を行って処理することができる。この場合においては、事後速やかにこの章の規定に準じて正規の手続をとらなければならない。

2　前項の場合において、庁外へ発送する文書等については、必要に応じ、文書発信番号簿に登載し、発信番号を付すものとする。

3　議案、条例、規則、告示、公告、専決、報告、訓令、指令、達及び経由文書については、総務課に備える簿冊に登載し、その番号を付さなければならない。

4　前項の規定による登載及び経由の表示は、総務課で行うものとする。

2　前項の規定により照合した者は、原議書の照合欄に押印又は電子的方法による承認をしなければならない。

2　使送によって文書を送付するときは、主務課において使送票2枚を作成し、あて名その他の事項を明記して、その1枚を当該文書に添えて主務課の職員が直接配達するものとする。

3　前項の規定により文書を使送したときは、当該使送票にあて名人の受領印を徴し、当該使送票を持ち帰らなければならない。

2　前項の規定により発送する文書は、午後2時30分までに総務課へ提出しなければならない。

2　文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備をしておかなければならない。

2　総務課長は、必要に応じて各課等の文書整理保管状況について点検を行い、適切な助言及び指導を行うものとする。

2　完結文書の属する年度は、その完結した日の属する会計年度とする。ただし、4月1日から5月31日までの間に施行する文書で前会計年度の歳入又は歳出に係るものについては、当該会計年度に属するものとする。

2　キャビネット及び保管庫は、可能な限り保管単位ごとに一定個所に集中配列しなければならない。

3　個別フォルダー及びファイルボックス等のファイリング用具については、総務課長が指定するものを使用するものとする。

4　キャビネット及び保管庫等の増減は、書類の収納状況を調査の上、総務課長が決定する。

2　完結文書(電子文書を除く。以下次項において同じ。)は、キャビネットに収納又は保管庫等に保管することが不適当なものを除き、必要に応じて利用することができるように、ファイル管理表に定める分類項目別に整理し、個別フォルダーに入れてキャビネットに収納するものとし、個別フォルダーを所定のファイルボックスに入れて保管庫等に保管する場合も同様に行うものとする。

3　完結文書を同一の個別フォルダーに収納しようとするときは、処理済年月日の古いものから順に置き、最も新しいものが最前に位置するように置くものとする。

4　懸案文書(電子文書を除く。)は、個人ごとに懸案フォルダーによりキャビネットの所定の場所に収納又はファイルボックスに入れ保管庫等の所定の場所に保管する場合においても、常にその保管場所を明らかにしておかなければならない。ただし、懸案フォルダーに入れて保管することが適当でないものについては、この限りでない。

5　個別フォルダーは、原則として、当該年度分にあってはキャビネットに収納し、前年度文書にあってはファイルボックスに入れて保管庫等に保管するものとする。

6　電子文書は、総務課長が指定するファイルサーバ内等の所定の場所において保管するものとする。

2　文書取扱責任者は、個別フォルダーの増減その他の理由によりファイル管理表の記載事項に変更が生じたときは、ファイル管理表を補完訂正しなければならない。

3　文書取扱責任者は、総務課長から提出を求められたときは、前2項の規定によって作成したファイル管理表の写しを所属課長等を経て提出しなければならない。

2　前項に規定する置換え及び移換えの期日については、総務課長が定める。

3　常時使用する文書等は、置換え及び移換えを行わないことができる。

2　前項の規定により置き換えた文書等は、保存年限別に文書保存箱に収納し、当該保存箱に保存票を貼付するものとする。

3　永年及び10年保存の電子文書は、外部記録媒体に保存するものとする。

2　総務課長は、文書等の引継ぎを受ける場合は、文書等の保存年限その他保存方法の適否を審査し、不適当と認めるときは、保存年限の修正等必要な措置を求めることができる。

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書等及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

2　課長等は、文書等保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。

3　文書取扱責任者は、前2項の規定により決定した文書等の保存年限をファイル管理表に記載しなければならない。

2　保存文書の借覧期間は、7日以内とする。

3　前項の借覧期間を超えて借覧する場合は、あらかじめ総務課長の承認を得なければならない。

2　課長等は、保存期間中の文書で保存の必要がないと認められるものがあるときは、総務課長と協議してこれを廃棄することができる。

3　総務課長は、引き継がれた文書(永年保存の文書を除く。)が保存年限を経過したときは、保存文書廃棄一覧表を作成の上、課長等に通知し、廃棄するものとする。

4　総務課長は、保存期間が満了した保存文書であっても、課長等と協議して、なお保存の必要があると認めたときは、さらに期間を定めて保存することができる。

5　前項の規定により保存期間を延長したときは、当該文書のファイル管理表及び文書保存箱に延長した廃棄年月日及び保存年限を記載しなければならない。

6　永年保存の文書については、総務課長は、10年ごとに課長等と協議して、その必要性を精査し、保存の可否を決定するものとする。

7　前項の規定にかかわらず、総務課長は、必要があると認めるときは、その都度、総務課に引き継がれた文書の保存の可否を決定することができる。

8　前各項の規定は、主務課において当該課長等が置換えにより保存する文書の取扱いについて準用する。

2　前項の焼却等の利便を図るため、総務課長は、毎年、まとめて廃棄する日を設定する。

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

この規程は、訓令の日から施行する。

この規程は、平成24年10月1日から施行する。

この規程は、平成25年12月27日から施行する。

この規程は、平成26年5月7日から施行する。

この規程は、令和6年1月1日から施行する。